Die Business-Excellence-Methode nach EFQM-Standard

Allgemeines zu Excellence

Ein Unternehmen in jeglichen Bereichen optimieren – das ist das Ziel der Business-Excellence-Methode. Durch den Ausbau vorhandener Strukturen sowie das Reformieren firmeninterner Prozesse wird nicht nur die Marktfähigkeit der Firma gesteigert, sondern auch das Arbeitsklima.

Vorbildliche Ergebnisse erzielen wirtschaftlichen Erfolg, wodurch auch die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesteigert wird. Mit dem Grundsatz, in allen Bereichen exzellent zu handeln, soll die umfassende Optimierung der Firmenstrategie die bestmögliche Performance des Unternehmens erreichen.

Diese Vorgehensweise für die kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung hat nicht nur Endkundinnen und Endkunden im Blick, sondern sorgt für die Zufriedenheit aller Interessensgruppen. Ganz vorne dabei: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Der iterative Prozess besteht aus vier Grundsätzen, die immer wieder angewendet werden sollten, um nachhaltig für eine optimale Performance des Unternehmens zu sorgen. Beratungen auf diesem Gebiet haben es zum Ziel, die folgende Struktur einzuführen und zu lehren, bis das Unternehmen diese auf eigene Verantwortung anwenden und umsetzen kann.

Warum braucht man die Excellence-Methode?

Nachhaltig markttauglich werden ist eine Eigenschaft, die von jedem Unternehmen angestrebt wird. Um langfristigen Erfolg zu erreichen, müssen interne Strukturen und Abläufe immer wieder in Frage gestellt werden, damit ein optimaler, der aktuellen Marktsituation entsprechender Weg gefunden werden kann, die eigenen Ressourcen und Arbeitskräfte effektiv und strategisch einzusetzen.

Die Excellence-Methode stellt vor allem interne Abläufe in den Fokus, die sich jedoch auf das Image und die Außendarstellung der Firma auswirken. Kundenbindung durch Kundenbegeisterung ist eine angestrebte Intention, die vor allem dadurch erreicht wird, indem die Angestellten ihre Zufriedenheit nach außen tragen. Transparente Prozesse erhöhen die Effizienz und Motivation ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dadurch, dass die selbst zu Mit-Unternehmern werden.

Wie setzt man die Excellence-Methode um?

Die Umsetzung der Excellence-Methode in einem Unternehmen erfolgt durch Expertinnen und Experten, die in diesem Bereich beraten und lehren. Ziel dieses Trainings ist es, dass das Unternehmen später von selbst die Methodik umsetzen und anwenden kann.

Kernaufgabe der Beratung ist die Analyse der aktuellen Unternehmensstrategie sowie deren Verbesserung. Kommunikation ist hier ein bedeutender Schritt, von dem alle Interessensgruppen profitieren. Konstruktive Besprechungen und Teamwork erhöhen die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Umstrukturierung des Betriebs, wodurch alle Parteien einen bedeutenden Beitrag zur Firmenkultur leisten und sich besser damit identifizieren.

Dadurch wird nicht nur eine angenehme Arbeitsatmosphäre erzeugt, sondern auch die zwischenmenschlichen Beziehungen innerhalb des Unternehmens gestärkt.

Insgesamt kann der Einsatz der Excellence-Methode folgendermaßen veranschaulicht werden:

Verbesserungsmaßnahmen definieren
und umsetzen

Reflexion des Unternehmens

Besprechungen

Kommunikation ist ein Schlüsselbegriff, um interne sowie externe Unternehmensstrukturen dauerhaft zu verbessern. Durch effektive Besprechungen werden nicht nur schnell Probleme aufgedeckt, sondern auch die dazugehörigen Lösungen. Mit Hilfe eines konstruktiven Feedbackmodells sowie eines klaren Ablaufs wird die Effektivität jegliche Meetings gesteigert.

Die Business-Excellence-Methode sieht vor, Rollenverteilungen und Zuständigkeiten vor der eigentlichen Besprechungen klar zu definieren, damit jeder Teilnehmende seine Aufgabe bestmöglich ausfüllen kann.
Im Folgenden werden die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten eines Meetings aufgezählt:

• Die Teamleiterin bzw. der Teamleiter ruft die Besprechung auf und verteilt die anderen Zuständigkeiten an die übrigen Teilnehmerinnen und Teilnehmer. In ihrer bzw. seiner Verantwortung liegt das Festsetzen des Ziels sowie das Erstellen einer Agenda für die Diskussion, die im Vorhinein allen Beteiligten zugeschickt wird. Dieses Handout bietet eine Grundlage für den Einstieg in die Sitzung und sorgt somit für eine klare Struktur während des Meetings.
• Die Moderatorin bzw. der Moderator ist zuständig dafür, die Besprechung in einem neutralen Ton zu leiten und alle Meinungen einzubeziehen. Mit ihrer bzw. seiner Hilfe werden die Barrieren zwischen Teilnehmerinnen und Teilnehmer abgebaut, ohne an Struktur zu verlieren.
• Die Protokollführerin bzw. der Protokollführer dokumentiert jegliche Ergebnisse und weiterführende Fragen der Sitzung. Ihre bzw. seine Notizen sind im Nachhinein für alle Beteiligten sichtbar.
• Die Zeitnehmerin bzw. der Zeitnehmer achtet auf die Einhaltung der Zeit bei der Besprechung und erinnert die anderen Beteiligten daran.
• Die übrigen Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben in erster Linie die Aufgabe, sich an der Besprechung zu beteiligen und ihre konstruktive Meinungen zu äußern.

Bei der Ansetzung eines Meetings, sollte man sich fragen, ob das besprochene Ziel überhaupt eine Diskussion erfordert. Für bestimmte Entscheidungen sind Besprechungen nicht immer notwendig. Schließlich geht es nicht nur darum, Arbeitszeit zu sparen, sondern auch die Terminfindung und Diskussion selbst kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wodurch sich die Entscheidung maßlich verzögern kann.

An der folgenden Grafik lässt sich leicht herauslesen, wann eine Besprechung empfohlen wird:

Konflikte und Problemlösungen

Die Zusammenarbeit im Team ist notwendig, um Konflikte nicht nur zu lösen, sondern sie auch zuzulassen. Entgegen der gesellschaftlichen Annahme, Uneinigkeiten brächten nichts als Ärger, kann nach der Excellence-Methode eine Auseinandersetzung etwas Positives sein, das ein Geschehen voran bringt.

Konflikte sorgen dafür, dass Unternehmen nicht stagnieren, sondern sich weiterentwickeln, sowohl menschlich als auch wirtschaftlich. Effektive Gruppenarbeit bedeutet auch, Probleme zu lokalisieren und gemeinsam eine Lösung dafür zu finden.

Das Excellence-Modell setzt darauf, Konflikte professionell zu lösen und rational zu durchdenken. Da man Emotionen jedoch nicht immer abstellen kann und zwischenmenschliche Spannungen bei Auseinandersetzungen entstehen, ist es wichtig, bestimmte Vorgehensweisen zu befolgen, um bei hitzigen Diskussionen Abhilfe zu schaffen. Eine Pause einzulegen oder mal das Fenster öffnen kann die nötige Auszeit verschaffen, um wieder einen klaren Kopf zu gewinnen.

Sobald die Gefühle sich beruhigt haben, fährt man mit einem professionellen Diskussionsansatz fort. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmern lernen, die Meinungen der anderen anzuerkennen, Fehler zuzugeben und Kompromisse einzugehen.

Durch dieses rationale Vorgehen können Probleme schnell identifiziert und abgebaut werden. Im Idealfall sieht der Problemlösungsprozess folgendermaßen aus:

Prozess-Management als Teil der Business-Excellence-Methode

Prozesse und Abläufe machen Unternehmen zu einem funktionierenden Gesamtwerk. Um zu marktfähigen Ergebnissen des Unternehmens zu kommen, werden alle relevanten Arbeitsabläufe und Prozesse analysiert und optimiert. Dies kann sowohl den Produktions- als auch den Dienstleistungsbereich betreffen. Durch den ständigen Wandel der Wirtschaftslage sowie neue Technologien und Arbeitsmodelle wie beispielsweise Home Office, ist es wichtig, immer wieder die eigenen Prozessstrukturen zu hinterfragen und zu verbessern.

Die Excellence-Methode ermöglicht es, ein Unternehmen dauerhaft marktauglich zu halten, wodurch dieser Arbeitsschritt von besonderer Bedeutung ist. Prozess-Management ist keine Anleitung, die man einmal durchführt, sondern ein iterativer Vorgang. Prozesse müssen immer wieder neu durchdacht, strukturiert und geplant werden, um das Unternehmen an den modernen Markt anzupassen.

Prozess-Management ist ein enorm wichtiger und essentieller Bereich des Business-Excellence-Modells. Aus diesem Grund bieten wir einen eigenen Artikel dazu an, der sich detailliert mit dieser Methode beschäftigt.

Unser Angebot

Alle Beraterinnen und Berater bei INBEX sind nach dem EFQM-Modell (European Foundation für Quality Management) ausgebildet und beherrschen nicht nur die Grundlagen, sondern auch weiterführendes Wissen auf dem Gebiet der Business-Excellence-Methode. Langjährige Erfahrung bringt vor allem der Experte Volker Hahn mit, der seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Fachwissen unterweist. Mit Hilfe seiner Expertise fördert INBEX Ihr Unternehmen nachhaltig und sorgt dafür, dass es markttauglich wird und dies auch bleibt.

Indem Ihre Firmenstrukturen und Prozesse kontinuierlich optimiert werden, schaffen wir gemeinsam eine Basis für Ihr Unternehmen, das dem modernen Standard entspricht. Wir geben unsere Werkzeuge und unser Know-How an Sie weiter mit dem Ziel, dass Sie in Zukunft nicht mehr auf uns angewiesen sind und die Verbesserungsstrategien auf eigene Verantwortung umsetzen können.