INBEX - Institut für Business und Solution Excellence

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Digitalisierungsstau: Probleme bei der Digitalisierung im Mittelstand

„Die Selbsteinschätzung deutscher Unternehmen deutet auf einen Stillstand des Digitalisierungsprozesses hin. Sind wir immer noch nicht digital?“

Peter Meyer, INBEX

Digitalisierungsstau: Probleme bei der Digitalisierung im Mittelstand

Digitalisierungsbedarf im Hochtechnologieland

Noch immer gibt es enormen Nachholbedarf bei der Digitalisierung mittelständischer Unternehmen. Dies zeigt auch die diesjährige Studie von „techconsult“ im Auftrag der Telekom zum digitalen Status quo des deutschen Mittelstands deutlich.

[Quelle: Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/2022, PDF ]

“Der Digitalisierungsindex Mittelstand stieg 2021 um einen auf 59 von 100 möglichen Punkten.”

Zwar bescheinigen die Autoren der Studie einen positiven Effekt trotz oder wegen der Pandemie mit einem Zuwachs gegenüber der Vorgängerstudie von 2020/2021, jedoch zieht Florenz Klasen in seinem Beitrag „Digitalisierung in Deutschland: Wie digital sind wir 2022?“ ein eher nüchternes Fazit.

[Quelle: techminds]

Die „Digitale Rückständigkeit hinterlässt die Bürger müde und wütend“, so der Wirtschaftsingenieur. Der Autor bezieht sich bei seiner Analyse auf weitere unterschiedliche Studien und bietet damit einen lesenswerten Artikel an.

Es hat sich jedoch auch gezeigt, dass Digital Leader, die Vorreiter der digitalen Transformation mit neuartigem und agilen Führungsstil auf die Pandemie schneller und flexibler reagierten. Mit Innovationsgeist und Risikobereitschaft erarbeiteten sie sich Wettbewerbsvorteile und kreierten neue Geschäftsmodelle. Abzuwarten bleiben dennoch die weiteren Langzeitauswirkungen der Pandemie und der politischen sowie wirtschaftlichen Großwetterlage, angesichts eines verheerenden Krieges in der Ukraine und all seinen Folgen.

Sollten wir als Hochtechnologieland, das wir ja immer gerne sein wollen, nicht bei weit über 70% liegen und damit in Europa führend sein?

Gemäß dem europäischen DESI-Index sind wir das nämlich nicht, gerade einmal Mittelmaß.
Siehe hierzu “Der Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI)

Aber was macht es dem Mittelstand in Deutschland so schwer, die „Digitale Transformation“ voranzutreiben und bei sich umzusetzen?

Die wichtigsten Faktoren, warum Digitalisierungsprojekte nicht erfolgreich abgeschlossen oder ganz abgebrochen werden, sind:

  • Mangel an digitaler Kompetenz
  • fehlende permanente Zeit- und Kostenplanung
  • keine oder unklare Anforderungsdefinitionen
  • schlechter Umgang mit Zielkonflikten
  • methodische Fehler
  • fehlende fortwährende Unterstützung durch die Geschäftsführung

Tatsache ist, dass ca. nur 15 – 20 % aller IT-Projekte erfolgreich beendet werden. Das schreibt nicht nur Franz Pavlik in seinem Artikel “Scheitern von IT-Projekten

Gewiss ist nicht jedes Digitalisierungsprojekt ein reines IT-Projekt, doch jedes Digitalisierungsprojekt beinhaltet auch immer ein IT-Projekt. Daher ist es auch so wichtig, die neuen Rollen in der „Digitalen Transformation“ anzuerkennen und eine eigene innerbetriebliche Organisationseinheit mit Kompetenzen sowohl aus der Informationstechnologie als auch aus dem Fach- und Geschäftsbereich zu etablieren. Ohne dies wird ein Unternehmen langfristig seine Wettbewerbsfähigkeit einbüßen müssen.

Da die „Digitale Transformation“ nicht nur aus informationstechnischen Revisionen und Anpassungen besteht, sondern vielmehr auch die ganze Organisation einer permanenten Änderung unterzogen wird, ist es wichtig das entsprechende Mindset und eine notwendige Agilität im ganzen Unternehmen zu fördern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten bei der Transformation unterstützt sowie Kundinnen und Kunden bei der Geschäftsmodellentwicklung direkt mit einbezogen werden. Der Faktor Mensch wird zukünftig noch wichtiger für den Unternehmenserfolg werden. Hierbei bedarf es eines strukturierten und trotzdem flexiblen Veränderungsmanagements.

Was hilft nun Digitalisierungsprojekte erfolgreich zu gestalten?

Es gibt zahlreiche Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte. Letztlich sind diese so individuell wie jeder Mensch und jedes Unternehmen.

Die in Analysen meistgenannten Faktoren sind:

  • Agilität
  • frühes Einbinden aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Kundenmehrwert schaffen
  • Erkenntnisse aus Daten gewinnen
  • konkrete Zielsetzungen
  • strategische Partnerschaften
  • höchste Priorität auf Geschäftsführungsebene

Besonders anschaulich dargestellt werden diese bei den Autoren Manuel Fischer und Nicolai Friis Touborg. In ihrem Artikel stellen sie die „Acht Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation“ in Form von Baukästen dar.
Siehe Grafik, Quelle: IT-Daily.net

Digitalisierungsstau
Jira Software

Projekt- und Vorgangsnachverfolgung

Jira Service Management

High-Velocity-ITSM

Jira Software

Visuelle Zusammenarbeit an Projekten aller Art

Confluence

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten

Halp

Helpdesk mit interaktiver Ticketlösung

Jira Workmanagement

Zusammenarbeit mit Businessteams

Die Logos (der Software-Produkte) des Unternehmens Atlassian sind geschützt, eine Nutzung erfolgt aufgrund freundlicher Genehmigung, Quelle: Logo Library

Die „Jira“-Produkte sind so entwickelt, dass agile Methoden direkt und einfach integriert sind. So lassen sich Veränderungen einfach und verständlich umsetzen, wodurch auch die Akzeptanz bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steigt.

Durch Automationen lässt sich Zeit in Arbeitsprozessen sparen. Über mobile Apps kann auch von unterwegs auf die Funktionen zugegriffen werden und durch Drittanbieter-Apps lassen sich bestehende oder neue Lösungen problemlos integrieren. Dashboards und Berichte lassen Ihre Teams und die Leitungsebene jederzeit den Überblick behalten.

Unter anderem sind folgende Auswahlen verfügbar:

  • Nachverfolgung potenzieller Kundinnen und Kunden oder einer Vertriebspipeline
  • Vorlagen für Prozessteuerung, Monatsabschluss, Budgeterstellung, Richtlinienmanagement
  • Personalmanagement und -beschaffung mit Optionen für E-Mail-Kampagnen und Veranstaltungsplanung
  • Aufgabenverfolgung
  • Gebäude- und IT-Service-Management
  • uvm.

Jira-Software

Jira-Software“ ist ein Projektmanagement-Werkzeug, welches zur Vorgangsverfolgung genauso gut geeignet ist wie zur Software-Entwicklung in agilen Teams.

In der kostenlos nutzbaren Instanz können beliebige Projekte erstellt werden. Hierfür gibt es zahlreiche Vorlagen, was ein sofortiges Loslegen ermöglicht.

Jira Service Management

Mit „Jira Service Management“ lassen sich aus den bereits genannten zahlreichen Projektvorlagen Dienstleistungsfunktionen einfach realisieren.

So können Servicedesk, Self-Service, Anlagen- und Konfigurationsverwaltung sowie Problem-, Störungs- sowie Wissensmanagement auf sehr einfache Weise realisiert werden.

Durch einen umfangreichen Vorlagen-Pool sind Formulare schnell einsetzbar. Durch die Integration verschiedener Kanäle bleiben bestehende Lösungen weiterhin nutzbar.

Jira Work Management

Jira Work Management“ ist ein mächtiges Werkzeug, um die Zusammenarbeit in Geschäftsabteilungen zu verbessern.

Neben der Optimierung von Projektmanagement, einem ausführlichen Berichtswesen, lässt sich die Lösung ebenfalls weitreichend mit anderen Produkten integrieren.

Mit Automatisierungen und einer umfangreichen Vorlagensammlung ist die Aufgabenverwaltung ebenso transparent über Dashboards und Roadmaps darstellbar wie mit Hilfe benutzerdefinierter Felder und individuellen Berechtigungs- und Datenschutzanforderungen.

Trello

Trello“ ist ein Aufgaben-Verwaltungstool und basiert auf der agilen Kanban-Methode. Die Aufgaben werden nach dem Pull-Prinzip verteilt, auf einem Board in Listen verwaltet und schaffen so Transparenz für alle. Auch hier gibt es einen mobile App-Zugriff sowie ereignisgesteuerte Benachrichtigungen.

Es ist also ein Werkzeug, mit dem man in Teams ganz schnell konkret Aufgaben bearbeiten kann und dabei agile Methoden verwendet. Durch die intuitive Bedienung findet „Trello“ schnell viele Anhänger.

Confluence

„Confluence“ bietet sich als ihre zentrale Wissensquelle für Ihr Unternehmen an.

Die simple und intuitive Struktur lässt auch dieses Produkt schnell und effizient einsetzen. Vereinfacht könnte man dies als ein Unternehmens-Wiki bezeichnen. Den vielfältigen Funktionen wird dies jedoch nicht gerecht.

Neben einer Wissensdatenbank basierend auf Bereichen und Seiten, einem Social Intranet und einer großen Vorlagen-Bibliothek können auch hier Erweiterungen und Drittanbieterprodukte integriert werden, wodurch die Zusammenarbeit ein neues Level erreicht.

Halp

Mit „Halp“ bietet Atlassian eine einfache, interaktive Helpdesk-Lösung an, die schnell eingerichtet ist.

Zusammen mit Microsoft Teams, was inzwischen defacto Standard ist, werden Teams noch effizienter, denn relevante Nachrichten können jederzeit in Tickets verwandelt werden. So bleibt der Kontext und der Überblick erhalten.

Routine-Aufgaben können automatisiert, Antwortzeiten reduziert und Kundenzufriedenheit erhöht werden.

Was nutzt uns das als kleinem oder mittelständigem Unternehmen?

Der Nutzen hängt ganz von der Größe Ihres Unternehmens ab und Ihren individuellen Bedürfnissen. Wenn die Offenheit für flexible und agile Werkzeuge besteht, kann man zu geringen Kosten einen sehr großen Vorteil ziehen, indem papierloses Arbeiten realisiert und Silo-Denken/Wissen abgebaut werden kann. Zeitraubende und ineffiziente E-Mail-Fluten gehören so der Vergangenheit an.

Nachfolgend zeige ich nur einige der möglichen Anwendungsfälle auf:

  • Digitalisierung des Antragswesen (z.B. für Dienstreisen, Schulungen oder E-Learnings)
  • Sicherheitsunterweisungen 
  • Kontakt- sowie Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterverzeichnis
  • Intranet und Wissensplattform (mit Kollaboration, virtuellen Projekträumen, Besprechungsnotizen, Protokollen usw.)
  • Genehmigungswesen
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter On- und Offboarding
  • Ressourcenplanung für Produktions- oder Forschungsabteilungen
  • uvm.

Atlassian stellt eine integrierte Plattform vor, die stets erweiterbar und individuell durch weitere Produkte erweiterbar ist.

Was es dazu braucht ist eine einfache Aufgabenstellung, welche schnell und einfach realisierbar ist, ganz im Sinne einer agilen Umsetzung. Mit so einem Pilotprojekt lassen sich schnell und unkompliziert Erfahrungen sammeln und herausfinden, ob die Produkte einen echten Mehrwert für ihr Unternehmen bieten, ohne große Kosten zu verursachen. Gleichzeitig können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und einfach Rückmeldung geben ohne komplizierte und zeitaufwendige Meetingrunden. Auf Basis dieser Erkenntnisse ist es leichter eine Einschätzung für den zukünftigen Nutzen abzuleiten.

Innovationsberatung der INBEX

Die Innovationsberatung von INBEX hilft Ihnen, Ihrem Start-Up oder Ihrem bestehenden Unternehmen dabei, markttauglich zu werden und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gemeinsam mit Ihnen stellen wir uns neuen Herausforderungen und bereiten Ihr Unternehmen auf neue Technologien vor. Dabei orientieren wir uns an modernen Standards und setzen auf Diversität, Gamifizierung und Digitalisierung.

Die obigen Vorgehensweisen können auch mit anderen Angeboten und Lösungen bewerkstelligt werden. Viel wichtiger sind das „Mindset“ und die Nutzung der für das Unternehmen bestmöglichen Werkzeuge, Methoden und Rahmenwerke sowie ein Veränderungsmanagement, was jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter berücksichtigt.

Unser Brückenschlag

Wir bieten Ihnen den Brückenschlag, um agile Methoden und Werkzeuge schnell, einfach und kostengünstig einzusetzen. Und so können Sie mit Hilfe unserer Beraterinnen und Berater Ihren eigenen Digitalisierungsstau auflösen, Freiraum für zukünftige und nachhaltige Weiterentwicklung schaffen und durch innovative Lösungsansätze selbst zum Digital Leader in Ihrer Branche oder Marktnische werden.

 

Peter Meyer, INBEX

Peter Meyer

Autor dieses Fachartikels

Seine vielfältigen Berufserfahrungen und Weiterbildungen machen ihn zu einem Allrounder im Beratungswesen. Als Pragmatiker erkennt er früh Probleme in Projektstrukturen und arbeitet dafür lösungsorientierte Strategien aus. Seine zahlreichen Zertifikate veranschaulichen seine flexible Herangehensweise an unterschiedliche Projekte und treiben diese voran.

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