Effizienz steigern mit der Prozess-Management-Methode

Prozess-Management, was ist das?

Als einen Prozess versteht man eine Reihe zusammenhängender Aktivitäten, die voneinander abhängig sind und stetig wiederholt werden. Durch den Input, beispielsweise in Form von Arbeitszeit, entsteht ein bestimmter Output beziehungsweise ein Arbeitsergebnis, zum Beispiel eine Dienstleistung. In Unternehmen finden sich zahlreiche solcher Prozesse. Diese bleiben jedoch meistens nicht starr, sondern entwickeln sich weiter und wachsen gemeinsam mit den Veränderungen der Firma.

Die folgende Grafik veranschaulicht die Problematik traditioneller Arbeitsmodelle. Hierbei betrachtet man Prozesse in Firmen unter zwei Vorgehensweisen: die Hierarchie- und Funktionsbarrieren. Ersteres unterteilt durchgängige Unternehmensprozesse in Hierarchien auf, deren Informationsfluss durch die Abgrenzungen gestört wird. Zweiteres zeigt die Prozesse als einzelne Funktionen, wodurch eine Abschottung stattfindet, bei der Informationen von anderen Abteilungen nicht durchdringen.

Insgesamt führen diese Arbeitsmodelle zu Operativen Inseln, die das Unproduktive aus beiden Barrieren mitnehmen. Durch die fehlende Kommunikation zwischen den Bereichen finden Koordinationsprobleme statt. Die Inseln funktionieren nicht miteinander, sondern nebeneinander und sorgen so für eine Stagnation der Unternehmensprozesse, indem unnötige Redundanzen auftreten. Um diese Ineffizienz zu verhindern, müssen Prozessstrukturen in Unternehmen ständig optimiert werden.

Prozess-Management-Methode nach dem Excellence-Standard

Die Prozess-Management-Methode nach dem Excellence-Standard beschäftigt sich mit der Aufgabe, Lösungen für stagnierende Prozessstrukturen zu finden. Indem man Unternehmensprozesse vereinfacht und herunterbricht sowie deren Arbeitsergebnisse untersucht und neu plant, können unnötige Arbeiten wegfallen, wodurch wertvolle Zeit für das Unternehmen herausspringt.

Diese Prozessoptimierung findet in zwei Schritten statt: durch das Finden innovativer Ideen und das Festlegen ihrer Produktanforderungen. Informationen werden eingeholt, um den Output des Prozesses beziehungsweise das zu verkaufende Produkt markttauglich zu machen und an die aktuelle Marktsituation anzupassen. Dabei können auch neue Technologien von Nutzen sein, indem sie in die neuen Prozesse eingebunden werden, wodurch nicht nur für eine qualitative Aufwertung des Outputs gesorgt wird, sondern auch eine bessere Darstellung der Firma auf dem wirtschaftlichen Markt.

Durch das stetige Neustrukturieren, Priorisieren, Verbessern sowie Planen der Prozessstrukturen im Unternehmen, hat dieses eine bessere Chance sich zum Marktführer zu etablieren. Moderne Standards sind die optimale Voraussetzung dafür, um sich weiterzuentwickeln und auf dem Markt führend zu bleiben.

Vorgehensweise und Durchführung

Die Prozess-Management-Methode nach dem Excellence-Standard besteht aus drei Phasen, die einer iterativen Arbeitsweise folgen, um stetig die Prozesse und Strukturen neu zu optimieren. Dies sorgt für maximale Effizienz.

Herunterbrechen der Strukturen für mehr Klarheit

Um Prozesse möglichst effizient optimieren zu können, ist es wichtig auf alle Details zu achten. In erster Linie sollte man Prozesse verständlich herunterbrechen, um eine optimale Übersicht über jegliche Strukturen zu gewähren.
Die Prozessvereinfachung findet so statt, das man sich folgende Fragen stellt, wenn man einen Prozess und seine Schritte detailliert betrachtet und auseinander nimmt:

• Trägt dieser Schritt zur Erfüllung der definierten Kundenanforderung bei?
• Kann der Prozess auch ohne diesen Schritt erfolgreich fortgesetzt werden?
• Ist der Schritt moralisch/rechtlich verpflichtend?

Wichtig ist hierbei, dass die Schritte, die im Prozess bleiben, stets einen Sinn erfüllen. Sie müssen unverzichtbar sein, damit der Prozess möglichst effizient stattfinden kann.

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist, dass jeder einzelne Schritt beim ersten Mal korrekt ausgeführt werden muss. Ist dies nicht der Fall, verliert man eine Menge Zeit, die nicht selten mit hohem Kosten- und Materialverlust verbunden ist.

Unser Angebot

Im Fokus stehen beim Business-Excellence-Modell die Kundinnen und Kunden. Wussten Sie, dass wir bei INBEX von internen und externen Kunden reden? Dies ist auch bei der Prozess-Management-Methode der Fall. Gerne helfen wir Ihnen dabei, die Prozesse und Abläufe in Ihrer Firma zu optimieren, indem wir neue Perspektiven und innovative Ideen entwickeln. Wir legen Ihre Ziele gemeinsam fest, passen Ihre Produktanforderungen auf den heutigen Marktstand an, damit Sie weitere Kundinnen und Kunden für sich gewinnen können. Diese neuen Strukturen etablieren und managen wir, bis sie von selbst funktionieren und Sie diese auf eigene Verantwortung optimieren können.

Unser Experte für dieses Thema ist Volker Hahn. Als Teil Ihres Teams wird er eine detaillierte Analyse und Dokumentation Ihrer Prozesse festhalten, um deren qualitativen Standard anheben. Ein kontinuierliches Monitoring sorgt für eine wirtschaftliche Aufwertung Ihrer Produkte und Ergebnisse ganz nach den Wünschen Ihrer Kundinnen und Kunden.